Zásady ochrany osobních údajů

Refero je nástroj, kterým e-shopy a další firmy sbírají od svých zákazníků recenze ve formě videa, hlasové nahrávky, fotky nebo textu. Tahle stránka popisuje, jak nakládáme s osobními údaji, a to ve dvou různých rolích: jako správce u svých vlastních zájemců a jako zpracovatel u zákazníků našich klientů.

Kdo jsme

Kulatá kostka s.r.o., Rudolfovská tř. 1965/29, České Budějovice 3, 370 01 České Budějovice, IČO 10731041, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, spisová značka C 30899. Kontakt ve věcech osobních údajů: info@refero.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, protože nám to zákon neukládá.

Zájemci o Refero (jsme správce)

Když nám napíšete, že máte zájem, zpracováváme kontakt, který nám dáte, a obsah zprávy. Souhlas po vás nechceme, protože ho na tohle nepotřebujeme: dáváte nám kontakt proto, abychom se ozvali, a to je jednání o smlouvě. Údaje držíme po dobu jednání a rok potom, kdyby se z toho stala spolupráce.

Když nám napíšete

Z formuláře Napište nám na refero.cz ukládáme jméno, pokud ho vyplníte, e-mail a text zprávy. Zprávu zároveň dostaneme e-mailem do schránky info@refero.cz. Použijeme je jen k tomu, abychom vám odpověděli. Žádný newsletter, žádné přeprodávání adres. IP adresu ke zprávě neukládáme; pokusy z jedné adresy počítáme podle jejího jednosměrného otisku, aby formulář nešlo zahltit. Před roboty ho navíc chrání Cloudflare Turnstile, který se načte, až když formulář otevřete.

Zákazníci našich klientů (jsme zpracovatel)

Když e-shop používá Refero, posílá svým zákazníkům odkaz na sběrnou stránku. Údaje, které tam zákazník vyplní, patří tomu e-shopu. My je pro něj zpracováváme podle jeho pokynů a k ničemu jinému je nepoužíváme. Zejména z nich nestavíme žádnou vlastní databázi a nepředáváme je dalším e-shopům. Podrobnosti jsou ve zpracovatelské smlouvě, kterou s každým klientem uzavíráme.

Co se na sběrné stránce zpracovává

Jméno a e-mail, které zákazník vyplní, obsah recenze (video, zvuk, fotka, text), hodnocení hvězdami, znění a čas uděleného souhlasu, jeho verze a IP adresa odesílatele. IP a verze souhlasu jsou tam proto, aby šlo doložit, s čím zákazník souhlasil.

IP adresu u souhlasu ukládáme čitelně, na rozdíl od provozních záznamů, kde z ní děláme jen jednosměrný otisk. Je to vědomá výjimka ze zásady minimalizace a má jediný důvod: kdyby někdo tvrdil, že recenzi nikdy neodeslal, otisk nedokládá nic. K ničemu jinému se IP adresa u souhlasu nepoužívá, do žádného veřejného rozhraní se nevydává a maže se spolu se záznamem o souhlasu.

Kde se recenze objeví

Schválená recenze se ukazuje na čtyřech místech a zákazník je vidí vyjmenovaná už na sběrné stránce, dřív než začne natáčet:

• na veřejném profilu na refero.cz, který je dostupný komukoli a vyhledatelný přes vyhledávače; součástí profilu jsou strukturovaná data se jménem autora, hodnocením a textem recenze;
• ve widgetu na webu e-shopu nebo na jiné doméně, kterou si e-shop určí;
• na webu a v materiálech e-shopu;
• v placené reklamě e-shopu, ale jen když k tomu zákazník dal druhý, samostatný souhlas.

Souhlas a jeho odvolání

Zveřejnění recenze stojí na souhlasu, který zákazník udělí před natáčením a před odesláním. Souhlas je dobrovolný a jde ho kdykoli odvolat, aniž by to mělo jakýkoli vliv na už poskytnutou slevu nebo na objednávku. Odvolat ho jde třemi způsoby, žádný nevyžaduje přihlášení:

• jednorázovým odkazem, který zákazník dostane po odeslání recenze (adresa refero.cz/stahnout-recenzi);
• e-mailem e-shopu, od kterého výzvu dostal;
• e-mailem nám na info@refero.cz; odvolání provedeme sami, není to žádost, o které by měl rozhodovat e-shop.

Druhý, samostatný souhlas se týká použití recenze v placené reklamě. Ten je dobrovolný zvlášť a bez něj recenzi v reklamě nepoužijeme.

Co se po odvolání souhlasu stane a kdy

Zveřejněná recenze není na jednom místě, takže ani lhůta není jedna. Držíme tyhle:

• veřejný profil a administrace e-shopu: okamžitě - recenze přejde do stavu skrytá s důvodem „na žádost autora“ a přestane vstupovat do veřejných dotazů i do průměru;
• fotky: do 5 minut - vydávají se jen přes rozhraní, které při každém požadavku znovu čte stav recenze, a jeho mezipaměť má strop pět minut;
• widget na cizích doménách: do 24 hodin - podle stropu mezipaměti rozhraní widgetu;
• video: do 24 hodin přestane být veřejné, do 30 dnů je smazané i u dodavatele, u kterého leží;
• reklama e-shopu: do 5 pracovních dnů - stahuje ji e-shop, na jeho reklamní účty nevidíme a nemáme k nim přístup. Že má recenzi stáhnout, mu dáme vědět e-mailem hned, jak souhlas padne;
• záznam o souhlasu a o jeho odvolání zůstává 3 roky - doložit odvolání je stejně důležité jako doložit udělení.

Čeho nedosáhneme: kopie, kterou si mezitím pořídil někdo jiný. Zveřejněný obsah lze zkopírovat a takovou kopii nemáme jak odstranit. Odpovídáme za místa, která provozujeme nebo ovládáme.

Recenze se nefiltrují podle hodnocení

Refero neumí a nikdy nebude umět skrývat recenze podle toho, jak jsou dobré nebo špatné. Moderace se týká jen kvality, zákonnosti a relevance obsahu a každé skrytí nese důvod ze zavřeného seznamu. Filtrování podle hodnocení je nekalá obchodní praktika a nestavíme na ni funkci ani na přání klienta.

Recenze převzaté z Firemního profilu Google

Klient si může v aplikaci propojit svůj Firemní profil Google. Refero z něj pak převezme recenze a ukáže je na veřejném profilu a ve widgetu vedle recenzí, které sebralo samo. Z Googlu bereme jméno autora v podobě, v jaké ho Google zveřejňuje, hodnocení, text, datum, odpověď majitele, odkazy na náhledy fotek a videí u recenze a Googlem uvedené průměrné hodnocení a počet recenzí profilu. Fotky nestahujeme: prohlížeč návštěvníka si náhled načte přímo ze serverů Googlu, takže Google při tom vidí jeho IP adresu, stejně jako když otevře profil v Mapách.

Zdrojem těchto údajů je Google, který je zpracovává podle vlastních zásad ochrany soukromí, které jsou součástí těchto zásad. Autor recenzi psal u Googlu, ne u nás, a její úpravu nebo smazání řeší tam. My převzatý obsah držíme nejdéle 30 dní od posledního načtení, pak ho načteme znovu nebo smažeme. Nijak ho neupravujeme, nesčítáme s vlastními recenzemi a nepoužíváme k ničemu jinému než k zobrazení u klienta, který profil propojil. Klient může převzatou recenzi skrýt jen z důvodu ze zavřeného seznamu, nikdy podle hodnocení.

Propojení se dělá přihlášením klienta u Googlu. Google k tomu nabízí jen oprávnění ke správě profilu, čtecí neexistuje; Refero z profilu pouze čte. U sebe držíme zašifrovaný přístupový token, záznam o tom, kdo a kdy profil propojil, a který profil vybral. Po odpojení token smažeme a u Googlu zneplatníme; převzaté recenze zmizí nejpozději do 30 dnů. Použití údajů získaných z rozhraní Google se řídí zásadami Google API Services User Data Policy včetně požadavků Limited Use: údaje neprodáváme, nepředáváme reklamním sítím ani zprostředkovatelům dat a nepoužíváme je k reklamě. (Refero's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

Bez propojeného profilu může widget ukázat nejvýš pět recenzí přímo z Map Googlu, pokud je tato možnost v aplikaci zapnutá. Načítají se při každém zobrazení a neukládáme z nich nic kromě identifikátoru místa. Platí pro ně podmínky Google Maps Platform a zásady ochrany soukromí Googlu uvedené výše.

Návštěvníci webu

Server o každém požadavku zaznamená čas a jednosměrný otisk IP adresy. Používáme to k provozu a k obraně proti zneužití.

Administrace používá přihlašovací cookie, bez které byste se neudrželi přihlášení. Ta je nezbytná a souhlas nepotřebuje. Když jste přihlášení, zapíšeme vedle ní na refero.cz ještě cookie refero-signed-in s jedinou hodnotou „1“, aby vám hlavička webu místo přihlášení nabídla cestu do aplikace. Nic o vás v ní není a po odhlášení zmizí.

Na celém webu refero.cz se se souhlasem načítá Google Tag Manager a Google Analytics. Platí to i pro sběrnou stránku, veřejný profil a administraci. Bez souhlasu se měřicí značky nespustí: výchozím stavem je zamítnutí a nastaví se dřív, než se kontejner vůbec stáhne. Souhlas se sbírá lištou při první návštěvě a jde ho kdykoli změnit.

Jedinou výjimkou je veřejný profil vložený do rámu na webu našeho klienta. Tam se neměří a lišta se nezobrazuje, aby náš dotaz na souhlas nevyskakoval uprostřed cizích stránek. Při přímé návštěvě profilu na refero.cz měření běží normálně.

Do měření neodchází obsah recenze, nahrávka, fotografie, jméno ani e-mailová adresa. Posílá se adresa navštívené stránky, identifikátor měření uložený ve vašem zařízení, obecná poloha odvozená z IP adresy a technické údaje prohlížeče.

Se souhlasem s marketingovými cookies se na refero.cz a v administraci načítá i pixel Mety (Facebook, Instagram). Měří, kdo k nám přišel z reklamy a jestli se pak zaregistroval nebo zaplatil předplatné. Na stránkách pro zákazníky našich klientů se nenačítá vůbec: ani na sběrné stránce, ani na veřejném profilu, ani v odkazech z výzev, ani na stránkách pro stažení recenze a odhlášení výzev. O zákaznících našich klientů se Meta od nás nedozví nic.

Vedle toho posíláme Metě přímo ze serveru dva okamžiky uživatelů aplikace: registraci a zaplacení předplatného. Předáváme otisk e-mailové adresy a řetězec prohlížeče, u registrace i IP adresu, u platby její částku a měnu. Pokud jste povolili marketingové cookies, přidáme i identifikátory z cookies Mety. Děje se to nezávisle na souhlasu s cookies, na základě oprávněného zájmu na měření vlastní reklamy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Proti tomu můžete kdykoli vznést námitku jedním zaškrtnutím v aplikaci na stránce Lidé v účtu, nebo na info@refero.cz; od té chvíle o vás Metě nic neposíláme.

Komu údaje předáváme

Údaje neprodáváme a nepředáváme je nikomu k jeho vlastním účelům. Na provoz služby používáme dodavatele, kteří pro nás údaje zpracovávají. Seznam vedeme jako data v aplikaci, ne jako odstavec, aby se nemohl rozejít se skutečností.

Dodavatelé, kteří se dostanou k údajům zákazníků

• Supabase, Inc., Spojené státy americké - databáze, přihlašování a úložiště fotografií a zvukových nahrávek
  Týká se: všechny údaje zákazníků kromě obsahu videa. Kde údaje leží: Frankfurt nad Mohanem, Německo. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR; data leží v EU, smluvní strana sídlí v USA.
• Cloudflare, Inc., Spojené státy americké - Cloudflare Stream: uložení, převod a přehrávání videí a zvukových nahrávek; dále DNS domény refero.cz a přeposílání pošty z adresy info@refero.cz
  Týká se: záznam podoby a hlasu zákazníka, délka nahrávky a náhledový obrázek. Kde údaje leží: celosvětová síť dodavatele; uložení záznamu nelze omezit na Evropskou unii žádným nastavením ani placeným doplňkem. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
• Vercel, Inc., Spojené státy americké - provoz aplikace, sběrné stránky, veřejného profilu a rozhraní widgetu; údaje jím procházejí, trvale je neukládá
  Týká se: všechny údaje zákazníků v okamžiku přenosu a provozní záznamy o požadavcích. Kde údaje leží: výpočet v regionu Frankfurt nad Mohanem. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
• Resend - odesílání e-mailů služby
  Týká se: e-mailová adresa uživatele aplikace; po zavedení rozesílky výzev i jméno a e-mail zákazníka. Kde údaje leží: doména založená v regionu EU (Irsko). Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
• Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, Spojené státy americké - hlášení chyb aplikace, sběrné stránky a veřejného profilu
  Týká se: technický popis chyby a místo v kódu, adresa stránky, verze prohlížeče a operačního systému; u chyb ze serveru i hlavičky požadavku bez cookies a hláška, kterou si aplikace o chybě sama zapíše do provozního záznamu. Obsah formuláře, nahrávka ani text recenze se neodesílají. Kde údaje leží: Frankfurt nad Mohanem, Německo (datový region Evropské unie zvolený při založení organizace). Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR; chybová hlášení leží v EU, smluvní strana sídlí v USA.
• GitHub, Inc., Spojené státy americké - uložení denních šifrovaných záloh produkční databáze jako artefaktů automatizovaného běhu
  Týká se: všechny údaje zákazníků v databázi, tedy e-maily, recenze, souhlasy a objednávky, v zašifrované podobě (gpg AES-256); klíč držíme jen my. Kde údaje leží: není doložené, viz poznámka pod seznamem. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
• Google Ireland Limited, Irsko - Google Tag Manager a Google Analytics na celém webu refero.cz včetně sběrné stránky, veřejného profilu a administrace, a to výhradně se souhlasem uděleným v souhlasové liště; bez souhlasu se měřicí značky nespouštějí
  Týká se: adresa navštívené stránky, identifikátor měření uložený v koncovém zařízení, obecná poloha odvozená z IP adresy a technické údaje prohlížeče zákazníka i uživatele aplikace. Obsah recenze, nahrávka, fotografie, jméno ani e-mailová adresa se do měření neodesílají. Kde údaje leží: Evropská unie (Irsko). Mimo Evropskou unii se nepředávají.

Dodavatelé, kteří se k údajům zákazníků nedostanou

Uvádíme je pro úplnost. Zpracovávají údaje našich klientů jako uživatelů aplikace, ne údaje jejich zákazníků.

• Stripe Payments Europe, Ltd., Irsko - platby za placené tarify
  Týká se: fakturační a platební údaje klienta, identifikátor zákazníka a předplatného, stav a konec období; pro měření konverzí i identifikátor uživatele aplikace, řetězec prohlížeče a po souhlasu s cookies identifikátory z cookies Mety. Kde údaje leží: Evropská unie (Irsko). Mimo Evropskou unii se nepředávají.
• Google Ireland Limited, Irsko (přihlášení Googlem, Firemní profil Google a rezervace online ukázky) - přihlášení Googlem a propojení Firemního profilu Google, ze kterého Refero jen čte recenze; u sebe držíme zašifrovaný token, kdo a kdy profil propojil a který profil vybral. Dále rezervace termínu online ukázky v Google Kalendáři na webu refero.cz, jen když si ji návštěvník sám vybere
  Týká se: identita účtu Google klienta v podobě tokenu a identifikátoru a vybraný profil; recenze tečou od Googlu k nám, ne od nás ke Googlu. U rezervace online ukázky údaje z rezervačního formuláře (jméno a e-mail) a vybraný termín toho, kdo si ukázku rezervoval. Kde údaje leží: Evropská unie (Irsko). Mimo Evropskou unii se nepředávají.
• Meta Platforms Ireland Limited, Irsko, a Meta Platforms, Inc., Spojené státy americké - měření reklamy: pixel na webu refero.cz mimo stránky pro zákazníky klientů a v administraci se souhlasem s marketingovými cookies; ze serveru (Conversions API) registrace a zaplacení předplatného bez ohledu na souhlas s cookies a s možností námitky v aplikaci
  Týká se: otisk e-mailové adresy a řetězec prohlížeče uživatele aplikace, u registrace i IP adresa, u platby částka a měna, po souhlasu s cookies identifikátory z cookies Mety a navštívené stránky. Údaje zákazníků klientů nikdy. Kde údaje leží: není doložené, viz poznámka pod seznamem. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR ve znění rozhodnutí (EU) 2021/914.
• WEDOS Internet, a.s., Česká republika - registrátor domény refero.cz
  Týká se: žádné údaje zákazníků. Kde údaje leží: Česká republika. Mimo Evropskou unii se nepředávají.

Obsah videorecenzí leží na celosvětové síti Cloudflare a omezit jeho uložení na Evropskou unii nejde. Není to naše opomenutí ani otázka ceny: nástroj, kterým Cloudflare lokalizaci dat nabízí, je u služby Stream označený za neslučitelný, a to i v placené podobě. Omezit jde jen doručování videa, a to doplňkem pro velké zákazníky, který nemáme. Předání se proto opírá o standardní smluvní doložky. Píšeme to rovnou, protože je to nejcitlivější údaj celé služby a zjistit se to dá jen od nás.

U šifrovaných záloh uložených u GitHubu region doložený nemáme. Obsah je zašifrovaný a klíč držíme jen my, takže i kdyby záloha ležela mimo Evropskou unii, není z ní bez klíče co číst. Dokud region nedoložíme, netvrdíme ho.

Ani u Mety místo zpracování doložené nemáme. Smluvní stranou je irská společnost, údaje ale zpracovává i její mateřská společnost v USA, proto se předání opírá o standardní smluvní doložky.

Když k okruhu příjemců přibude další služba, doplníme ji sem dřív, než ji zapneme.

Jak dlouho údaje držíme

• Zveřejněná recenze včetně médií a jména: po dobu, kdy klient službu používá, nebo do odvolání souhlasu.
• Záznam o souhlasu a o jeho odvolání (verze, čas, IP, oba souhlasy): 3 roky od odvolání souhlasu nebo od skrytí recenze. Je to obecná promlčecí lhůta a je to doba, po kterou se lze bránit tvrzení „tohle jsem nikdy neodeslal“.
• Data klienta po ukončení spolupráce: na jeho pokyn je předáme nebo smažeme, nejpozději do 30 dnů. Zálohy, které je obsahují, se přepisují v běžném cyklu a nejpozději do 60 dnů už je neobsahují.
• Kontaktní údaje vložené pro odeslání výzvy a kopii odeslaného e-mailu odstraníme po 90 dnech. Kvůli odhlášení a ochraně před opakovaným oslovením zůstane pseudonymní klíčovaný otisk adresy a neosobní stav výzvy; tajný klíč je uložený odděleně v databázi.
• Objednávky bez recenze: anonymizujeme po dvanácti měsících, zůstane z nich neosobní řádek pro statistiku.
• Recenze převzaté z Firemního profilu Google včetně odkazů na náhledy a Googlem uvedeného hodnocení a počtu: nejdéle 30 dní od posledního načtení, pak se načtou znovu nebo smažou.
• Zprávy z formuláře Napište nám: 12 měsíců od odeslání, pak je automaticky smažeme. Kopii v naší e-mailové schránce mažeme ručně; na požádání smažeme obojí hned.
• Provozní záznamy služby (otisk IP, řetězec prohlížeče, identifikátor návštěvy): 12 měsíců.
• Záznam o činnosti (moderace, odvolání souhlasu, přístup podpory): 3 roky.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz a omezení zpracování, právo vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu, právo na přenositelnost a právo kdykoli odvolat souhlas. Uplatnit je můžete na kontaktu výše a odpovíme do jednoho měsíce.

Když budete mít pocit, že s vašimi údaji nakládáme špatně, můžete si stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Změny

Když se zpracování změní, upravíme tuhle stránku a změníme datum účinnosti nahoře. U podstatných změn dáme vědět klientům e-mailem.