Zásady ochrany osobních údajů

Refero je nástroj, kterým e-shopy a další firmy sbírají od svých zákazníků recenze ve formě videa, hlasové nahrávky, fotky nebo textu. Tahle stránka popisuje, jak nakládáme s osobními údaji, a to ve dvou různých rolích: jako správce u svých vlastních zájemců a jako zpracovatel u zákazníků našich klientů.

Kdo jsme

Kulatá kostka s.r.o., Rudolfovská tř. 1965/29, 370 01 České Budějovice, IČO 10731041, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, spisová značka C 30899. Kontakt ve věcech osobních údajů: info@refero.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, protože nám to zákon neukládá.

Zájemci o Refero (jsme správce)

Když nám napíšete, že máte zájem, zpracováváme kontakt, který nám dáte, a obsah zprávy. Souhlas po vás nechceme, protože ho na tohle nepotřebujeme: dáváte nám kontakt proto, abychom se ozvali, a to je jednání o smlouvě. Údaje držíme po dobu jednání a rok potom, kdyby se z toho stala spolupráce.

Zákazníci našich klientů (jsme zpracovatel)

Když e-shop používá Refero, posílá svým zákazníkům odkaz na sběrnou stránku. Údaje, které tam zákazník vyplní, patří tomu e-shopu. My je pro něj zpracováváme podle jeho pokynů a k ničemu jinému je nepoužíváme. Zejména z nich nestavíme žádnou vlastní databázi a nepředáváme je dalším e-shopům. Podrobnosti jsou ve zpracovatelské smlouvě, kterou s každým klientem uzavíráme.

Co se na sběrné stránce zpracovává

Jméno a e-mail, které zákazník vyplní, obsah recenze (video, zvuk, fotka, text), hodnocení hvězdami, znění a čas uděleného souhlasu, jeho verze a IP adresa odesílatele. IP a verze souhlasu jsou tam proto, aby šlo doložit, s čím zákazník souhlasil.

IP adresu u souhlasu ukládáme čitelně, na rozdíl od provozních záznamů, kde z ní děláme jen jednosměrný otisk. Je to vědomá výjimka ze zásady minimalizace a má jediný důvod: kdyby někdo tvrdil, že recenzi nikdy neodeslal, otisk nedokládá nic. K ničemu jinému se IP adresa u souhlasu nepoužívá, do žádného veřejného rozhraní se nevydává a maže se spolu se záznamem o souhlasu.

Kde se recenze objeví

Schválená recenze se ukazuje na čtyřech místech a zákazník je vidí vyjmenovaná už na sběrné stránce, dřív než začne natáčet:

• na veřejném profilu na refero.cz, který je dostupný komukoli a vyhledatelný přes vyhledávače; součástí profilu jsou strukturovaná data se jménem autora, hodnocením a textem recenze;
• ve widgetu na webu e-shopu nebo na jiné doméně, kterou si e-shop určí;
• na webu a v materiálech e-shopu;
• v placené reklamě e-shopu, ale jen když k tomu zákazník dal druhý, samostatný souhlas.

Souhlas a jeho odvolání

Zveřejnění recenze stojí na souhlasu, který zákazník udělí před natáčením a před odesláním. Souhlas je dobrovolný a jde ho kdykoli odvolat, aniž by to mělo jakýkoli vliv na už poskytnutou slevu nebo na objednávku. Odvolat ho jde třemi způsoby, žádný nevyžaduje přihlášení:

• jednorázovým odkazem, který zákazník dostane po odeslání recenze (adresa refero.cz/stahnout-recenzi);
• e-mailem e-shopu, od kterého výzvu dostal;
• e-mailem nám na info@refero.cz; odvolání provedeme sami, není to žádost, o které by měl rozhodovat e-shop.

Druhý, samostatný souhlas se týká použití recenze v placené reklamě. Ten je dobrovolný zvlášť a bez něj recenzi v reklamě nepoužijeme.

Co se po odvolání souhlasu stane a kdy

Zveřejněná recenze není na jednom místě, takže ani lhůta není jedna. Držíme tyhle:

• veřejný profil a administrace e-shopu: okamžitě - recenze přejde do stavu skrytá s důvodem „na žádost autora“ a přestane vstupovat do veřejných dotazů i do průměru;
• fotky: do 5 minut - vydávají se jen přes rozhraní, které při každém požadavku znovu čte stav recenze, a jeho mezipaměť má strop pět minut;
• widget na cizích doménách: do 24 hodin - podle stropu mezipaměti rozhraní widgetu;
• video: do 24 hodin přestane být veřejné, do 30 dnů je smazané i u dodavatele, u kterého leží;
• reklama e-shopu: do 5 pracovních dnů - stahuje ji e-shop, na jeho reklamní účty nevidíme a nemáme k nim přístup. Že má recenzi stáhnout, mu dáme vědět e-mailem hned, jak souhlas padne;
• záznam o souhlasu a o jeho odvolání zůstává 3 roky - doložit odvolání je stejně důležité jako doložit udělení.

Čeho nedosáhneme: kopie, kterou si mezitím pořídil někdo jiný. Zveřejněný obsah lze zkopírovat a takovou kopii nemáme jak odstranit. Odpovídáme za místa, která provozujeme nebo ovládáme.

Recenze se nefiltrují podle hodnocení

Refero neumí a nikdy nebude umět skrývat recenze podle toho, jak jsou dobré nebo špatné. Moderace se týká jen kvality, zákonnosti a relevance obsahu a každé skrytí nese důvod ze zavřeného seznamu. Filtrování podle hodnocení je nekalá obchodní praktika a nestavíme na ni funkci ani na přání klienta.

Návštěvníci webu

Server o každém požadavku zaznamená čas a jednosměrný otisk IP adresy. Používáme to k provozu a k obraně proti zneužití.

Na třech marketingových stránkách refero.cz (úvodní stránka, podmínky použití a tahle stránka) se se souhlasem načítá Google Tag Manager a Google Analytics. Nikde jinde měření neběží: ani na sběrné stránce, ani na veřejném profilu, ani v administraci. Na sběrné stránce je to schválně, protože tam není náš návštěvník, ale zákazník cizího e-shopu. Souhlas se sbírá lištou při první návštěvě a jde ho kdykoli změnit.

Komu údaje předáváme

Údaje neprodáváme a nepředáváme je nikomu k jeho vlastním účelům. Na provoz služby používáme dodavatele, kteří pro nás údaje zpracovávají. Seznam vedeme jako data v aplikaci, ne jako odstavec, aby se nemohl rozejít se skutečností.

Dodavatelé, kteří se dostanou k údajům zákazníků

• Supabase, Inc., Spojené státy americké - databáze, přihlašování a úložiště fotografií a zvukových nahrávek
  Týká se: všechny údaje zákazníků kromě obsahu videa. Kde údaje leží: Frankfurt nad Mohanem, Německo. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR; data leží v EU, smluvní strana sídlí v USA.
• Cloudflare, Inc., Spojené státy americké - Cloudflare Stream: uložení, převod a přehrávání videí a zvukových nahrávek; dále DNS domény refero.cz a přeposílání pošty z adresy info@refero.cz
  Týká se: záznam podoby a hlasu zákazníka, délka nahrávky a náhledový obrázek. Kde údaje leží: celosvětová síť dodavatele; uložení záznamu nelze omezit na Evropskou unii žádným nastavením ani placeným doplňkem. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
• Vercel, Inc., Spojené státy americké - provoz aplikace, sběrné stránky, veřejného profilu a rozhraní widgetu; údaje jím procházejí, trvale je neukládá
  Týká se: všechny údaje zákazníků v okamžiku přenosu a provozní záznamy o požadavcích. Kde údaje leží: výpočet v regionu Frankfurt nad Mohanem. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
• Resend - odesílání e-mailů služby
  Týká se: e-mailová adresa uživatele aplikace; po zavedení rozesílky výzev i jméno a e-mail zákazníka. Kde údaje leží: doména založená v regionu EU (Irsko). Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
• Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, Spojené státy americké - hlášení chyb aplikace, sběrné stránky a veřejného profilu
  Týká se: technický popis chyby a místo v kódu, adresa stránky, verze prohlížeče a operačního systému; u chyb ze serveru i hlavičky požadavku bez cookies. Obsah formuláře, nahrávka ani text recenze se neodesílají. Kde údaje leží: Frankfurt nad Mohanem, Německo (datový region Evropské unie zvolený při založení organizace). Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR; chybová hlášení leží v EU, smluvní strana sídlí v USA.
• GitHub, Inc., Spojené státy americké - uložení denních šifrovaných záloh produkční databáze jako artefaktů automatizovaného běhu
  Týká se: všechny údaje zákazníků v databázi, tedy e-maily, recenze, souhlasy a objednávky, v zašifrované podobě (gpg AES-256); klíč držíme jen my. Kde údaje leží: není doložené, viz poznámka pod seznamem. Základ předání mimo EU: standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.

Dodavatelé, kteří se k údajům zákazníků nedostanou

Uvádíme je pro úplnost. Zpracovávají údaje našich klientů jako uživatelů aplikace, ne údaje jejich zákazníků.

• Stripe Payments Europe, Ltd., Irsko - platby za placené tarify
  Týká se: fakturační a platební údaje klienta, identifikátor zákazníka a předplatného, stav a konec období. Kde údaje leží: Evropská unie (Irsko). Mimo Evropskou unii se nepředávají.
• Google Ireland Limited, Irsko - Google Tag Manager a Google Analytics, a to jen na třech marketingových stránkách refero.cz (úvodní stránka, podmínky použití a tahle stránka) a jen se souhlasem návštěvníka
  Týká se: údaje návštěvníka marketingového webu; na sběrné stránce, na veřejném profilu ani v administraci se měření nenačítá. Kde údaje leží: Evropská unie (Irsko). Mimo Evropskou unii se nepředávají.
• WEDOS Internet, a.s., Česká republika - registrátor domény refero.cz
  Týká se: žádné údaje zákazníků. Kde údaje leží: Česká republika. Mimo Evropskou unii se nepředávají.

Obsah videorecenzí leží na celosvětové síti Cloudflare a omezit jeho uložení na Evropskou unii nejde. Není to naše opomenutí ani otázka ceny: nástroj, kterým Cloudflare lokalizaci dat nabízí, je u služby Stream označený za neslučitelný, a to i v placené podobě. Omezit jde jen doručování videa, a to doplňkem pro velké zákazníky, který nemáme. Předání se proto opírá o standardní smluvní doložky. Píšeme to rovnou, protože je to nejcitlivější údaj celé služby a zjistit se to dá jen od nás.

U šifrovaných záloh uložených u GitHubu region doložený nemáme. Obsah je zašifrovaný a klíč držíme jen my, takže i kdyby záloha ležela mimo Evropskou unii, není z ní bez klíče co číst. Dokud region nedoložíme, netvrdíme ho.

Když k okruhu příjemců přibude další služba, doplníme ji sem dřív, než ji zapneme.

Jak dlouho údaje držíme

• Zveřejněná recenze včetně médií a jména: po dobu, kdy klient službu používá, nebo do odvolání souhlasu.
• Záznam o souhlasu a o jeho odvolání (verze, čas, IP, oba souhlasy): 3 roky od odvolání souhlasu nebo od skrytí recenze. Je to obecná promlčecí lhůta a je to doba, po kterou se lze bránit tvrzení „tohle jsem nikdy neodeslal“.
• Data klienta po ukončení spolupráce: na jeho pokyn je předáme nebo smažeme, nejpozději do 30 dnů. Zálohy, které je obsahují, se přepisují v běžném cyklu a nejpozději do 60 dnů už je neobsahují.
• Kontaktní údaje vložené pro odeslání výzvy a kopii odeslaného e-mailu odstraníme po 90 dnech. Kvůli odhlášení a ochraně před opakovaným oslovením zůstane pseudonymní klíčovaný otisk adresy a neosobní stav výzvy; tajný klíč je uložený odděleně v databázi.
• Objednávky bez recenze: anonymizujeme po dvanácti měsících, zůstane z nich neosobní řádek pro statistiku.
• Provozní záznamy služby (otisk IP, řetězec prohlížeče, identifikátor návštěvy): 12 měsíců.
• Záznam o činnosti (moderace, odvolání souhlasu, přístup podpory): 3 roky.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz a omezení zpracování, právo vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu, právo na přenositelnost a právo kdykoli odvolat souhlas. Uplatnit je můžete na kontaktu výše a odpovíme do jednoho měsíce.

Když budete mít pocit, že s vašimi údaji nakládáme špatně, můžete si stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Změny

Když se zpracování změní, upravíme tuhle stránku a změníme datum účinnosti nahoře. U podstatných změn dáme vědět klientům e-mailem.